POLÍTICAS DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS
PREVILEGAL S.A.S.
PRINCIPIOS
GENERALES Y POSTULADOS
Esta
política aplica para todos los titulares de información personal que sea
utilizada y/o se encuentre en las bases de datos de la sociedad PREVILEGAL
S.A.S., quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de los datos
personales.
PREVILEGAL S.A.S. garantiza
la protección de derechos como el Habeas Data, la privacidad, la intimidad, el
buen nombre y la imagen, con tal propósito todas las actuaciones se regirán por
principios de buena fe, legalidad, autodeterminación informática, libertad y transparencia.
FUNDAMENTO
LEGAL
El
artículo 15 de la Constitución Política de Colombia establece que cualquier
persona tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar los datos personales
que existan sobre ella en banco de datos o archivos de entidades públicas o
privadas. Igualmente, ordena a quienes tienen datos personales de terceros
respetar los derechos y garantía previstos en la Constitución cuando se
recolecta, trata y circula esa clase de información.
La
Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012 establece las condiciones
mínimas para realizar el tratamiento legítimo de los datos personales de los
clientes, trabajadores y cualquier otra persona natural. El literal k) del
artículo 17 de dicha ley obliga a los responsables del tratamiento de datos personales
a "adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar
el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas
y reclamos".
El
artículo 25 de la misma ley establece que las políticas de tratamiento de datos
obligan a los responsables de las mismas y que su desconocimiento acarreará
sanciones. Adicionalmente señala que dichas políticas no pueden garantizar un
nivel de tratamiento inferior al establecido en la ley 1581 de 2012.
Que
el Decreto 1377 de 2013, define la información que deben contener como mínimo
las políticas de tratamiento de información.
PREVILEGAL
S.A.S. está
comprometida con el respeto y garantía de los derechos de sus clientes,
empleados, proveedores y terceros en general. Por eso adopta el siguiente
manual de políticas y procedimientos de tratamiento de información, de
obligatoria aplicación en todas las actividades que involucre, total o
parcialmente, la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación y
transferencia de esa información.
Estas
políticas son de obligatorio y estricto cumplimiento para PREVILEGAL
S.A.S., en calidad de encargado y responsable, así como todos los terceros
que obran en nombre de la Compañía, o que sin actuar en nombre de PREVILEGAL
S.A.S. tratan datos personales por disposición de esta como encargados.
Tanto
el responsable como encargados, entiéndase, trabajadores, contratistas y
terceros deben observar y respetar estas políticas en el cumplimiento de sus
funciones y/o actividades aún después de terminados los vínculos legales,
comerciales, laborales o de cualquier índole. De igual manera, se comprometen a
guardar estricta confidencialidad en relación con los datos tratados.
Cualquier
incumplimiento de las obligaciones y, en general, de las políticas contenidas
en este documento deberá ser reportado a: previlegal.sas@outlook.com.
1.
INFORMACIÓN DE PREVILEGAL S.A.S., sociedad responsable y
encargada del tratamiento de la información.
La
empresa responsable del tratamiento del dato personal:
- Razón
social: PREVILEGAL S.A.S.
- Domicilio: Edificio
Bancolombia Calle 11 No. 5-54 Oficina 607H de Cali
- Nit: 901078448-1
- Dirección de
correspondencia: Calle 11 No. 5-54 Oficina 607H de Cali.
- Email: previlegal.sas@outlook.com
- Teléfonos: 8824141
– 3152394213
2.
CONCEPTOS
Autorización: Consentimiento
previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de
datos personales.
Base
de Datos: Conjunto
organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato
personal: Cualquier
información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales
determinadas o determinables.
Encargado
del Tratamiento: Persona
natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros,
realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del
Tratamiento.
Responsable
del Tratamiento: Persona
natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros,
decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural
cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Tratamiento: Cualquier
operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la
recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Consultas: Solicitud de la
información personal del Titular que repose en cualquier base de datos usada
por, sobre la cual tiene la obligación de suministrar al Titular o sus
causahabientes, toda la información contenida en el registro individual o que
esté vinculada con la identificación del Titular.
Reclamos: Solicitud de
corrección, actualización o supresión de la información contenida en una base
de datos usada por PREVILEGAL S.A.S., o solicitud por presunto
incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012,
realizada por el Titular o sus causahabientes.
Dato
público: Es
el dato que no sea privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre
otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u
oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza,
los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos,
documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales
debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
3.
PRINCIPIOS
Los
siguientes principios serán tenidos en cuenta por PREVILEGAL S.A.S.,
en el proceso de administración de datos personales:
–
Legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere
la Ley 1581 de 2012, es una actividad reglada que debe sujetarse a lo
establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
–
Finalidad y Tratamiento: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima
de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
El
Tratamiento y la finalidad de la información de las bases de datos de clientes
y proveedores de PREVILEGAL S.A.S., se encuentran relacionados
única y exclusivamente con fines profesionales para la prestación del servicio de
asesoría jurídica general y preventiva. No serán utilizados para fines
promocionales, comerciales y/o publicitarios.
La
información adicional suministrada por el Cliente y/o Proveedor a PREVILEGAL
S.A.S., en virtud de la relación comercial que las vincula será conservada
en nuestra Base de Datos.
El
Tratamiento y la finalidad de la información de las bases de datos de los
empleados de PREVILEGAL S.A.S. se encuentran relacionados única y
exclusivamente con fines administrativos internos, como consecuencia de la
relación laboral existente.
– Libertad:
El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e
informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o
divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial
que releve el consentimiento.
– Veracidad
o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa,
exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de
datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
– Transparencia:
En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de PREVILEGAL
S.A.S., o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin
restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
– Acceso
y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se
derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la
Ley 1581 de 2012 y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá
hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas
en la Ley.
Los
datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en
internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el
acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido
sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la Ley.
– Seguridad:
La información sujeta a tratamiento por el responsable del tratamiento o
encargado del tratamiento, se deberá manejar tomando las medidas técnicas,
humanas y administrativas que sean razonables para otorgar seguridad a los
registros procurando evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no
autorizado o fraudulento.
– Confidencialidad:
Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no
tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la
información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las
labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o
comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las
actividades autorizadas en la Ley y en los términos de la misma.
4.
TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y SU FINALIDAD.
El
tratamiento de los datos personales estará contenido en la Política de
privacidad y uso de información personal de cada uno de los titulares de la
información de la cual será responsable PREVILEGAL S.A.S., el tratamiento que
se aplicará a la información será:
- Se recolectará,
almacenará, usará y circularán los datos personales únicamente durante el
tiempo que sea necesario y razonable de acuerdo con las finalidades para
las cuales se solicita la autorización.
- Las comunicaciones
con contenido comercial nunca expondrán la información de correos
electrónicos de todos los clientes.
- No se compartirá o
utilizará nuestra base de datos con terceros para fines comerciales.
5.
DERECHOS DE LOS TITULARES.
De
conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 y el
decreto 1377 de 2013, el titular de los datos personales tiene los siguientes
derechos frente a la sociedad PREVILEGAL S.A.S.:
a.
Conocer,
actualizar y rectificar sus datos personales frente a PREVILEGAL S.A.S. en
su condición de responsable del tratamiento;
b.
Solicitar
prueba de la autorización otorgada a PREVILEGAL S.A.S. en su
condición de Responsable del tratamiento;
c.
Ser
informado por PREVILEGAL S.A.S. previa solicitud, respecto del
uso que les ha dado a sus datos personales;
d.
Presentar
ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo
dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o
reclamo ante el Responsable del Tratamiento;
e.
Revocar
la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no
se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales; La
revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y
Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han
incurrido en conductas contrarias a la ley 1581 de 2012 y a la Constitución;
f.
Acceder
en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
6.
PROCEDIMIENTOS DE ACCESO, CONSULTA Y RECLAMACIÓN.
La
Ley 1581 de 2012 proporciona a toda persona titular de datos personales una
serie de garantías, de poderes jurídicos frente al responsable de los datos
personales, los cuales, le garantizan el poder de decisión y control que tiene
sobre la información que le concierne, como su derecho a la protección de la
misma. En adición, actúan como complemento del deber del responsable de cumplir
con las obligaciones que le son impuestas en la Ley, permitiéndole identificar
aquellos casos en los que el tratamiento pudiera no resultar ajustado a los
mismos.
Para
el ejercicio de los derechos, quienes podrán actuar de conformidad con lo
establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013
son las siguientes personas: los titulares, los causahabientes, su representante
o apoderado o las personas que actúen a favor de otro o para otro.
Cuando
la solicitud sea formulada por persona distinta del titular y no se acredite
que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.
PREVILEGAL
S.A.S. cuenta
con una infraestructura administrativa destinada, entre otras funciones, a
asegurar la debida atención de requerimientos, peticiones, consultas, quejas y
reclamos relativos a protección de datos, a fin de garantizar el ejercicio de
los derechos contenidos en la Constitución y la ley, especialmente el derecho a
conocer, actualizar, rectificar y suprimir información personal; así como el
derecho a revocar el consentimiento otorgado para el tratamiento de datos
personales.
–
CONSULTAS, RECLAMOS, QUEJAS
Para
consultas, reclamos, quejas o para el ejercicio de los derechos que le asisten
como titular de información (Datos personales), podrá comunicarse con “PREVILEGAL
S.A.S.” así: previlegal.sas@outlook.com.
- Podrá usted llamar a la línea de atención al cliente (2) 8824141 en el horario de lunes a viernes de 2.00 p.m. a 5 p.m.
7.
EJERCICIO DE LOS DERECHOS.
7.1 Derecho
de acceso
El
poder de disposición o decisión que tiene el titular sobre la información que
le concierne, conlleva necesariamente el derecho de acceder y conocer si su
información personal está siendo objeto de tratamiento, así como el alcance,
condiciones y generalidades de dicho tratamiento. De esta manera, PREVILEGAL
S.A.S. garantiza al titular su derecho de acceso en tres vías:
a.
La
primera implica que el titular pueda conocer la efectiva existencia del
tratamiento a que son sometidos sus datos personales.
b.
La
segunda, que el titular pueda tener acceso a sus datos personales que están en
posesión del responsable.
c.
La
tercera, supone el derecho a conocer las circunstancias esenciales del
tratamiento, lo cual se traduce en el deber de PREVILEGAL S.A.S. de
informar al titular sobre el tipo de datos personales tratados y todas y cada
una de las finalidades que justifican el tratamiento.
PREVILEGAL
S.A.S. garantiza
el derecho de acceso, cuando previa acreditación de la identidad del titular o
personalidad de su representante, se ponga a disposición de este, de manera
gratuita, el detalle de los datos personales a través de medios electrónicos
que permitan el acceso directo del titular a ellos.
7.2 Consultas.
PREVILEGAL
S.A.S. garantiza
el derecho de consulta, suministrando a las personas que actúen en ejercicio de
este derecho, toda la información contenida en el registro individual o que
esté vinculada con la identificación del titular.
Para
la atención de solicitudes de consulta de datos personales PREVILEGAL
S.A.S. garantiza, que existen medios de comunicación electrónica y
telefónica.
En
cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención
de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de
diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no
fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al
interesado antes del vencimiento de los diez (10) días hábiles, expresando los
motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la
cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al
vencimiento del primer plazo.
En
todo caso es necesario dejar prueba de lo siguiente: ✓
Fecha de recibido de la consulta ✓ Identidad del
solicitante Una vez verificada la identidad del titular, se le suministrarán
los datos personales requeridos
7.3 Reclamos.
PREVILEGAL
S.A.S. garantiza
el derecho de reclamo, a las bases de datos para la corrección, actualización o
supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los
deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 y demás normas aplicable. El reclamo
será tramitado bajo las siguientes reglas:
Si
el reclamo recibido no cuenta con información completa que permita darle
trámite, esto es, con la identificación del Titular, la descripción de los
hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que
se quiera hacer valer, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días
hábiles siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos
dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente
la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Si
por alguna circunstancia PREVILEGAL S.A.S. recibe un reclamo
que en realidad no debería ir dirigido contra él, dará traslado a quien
corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la
situación al interesado.
Una
vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos que
mantiene PREVILEGAL S.A.S. una leyenda que diga "reclamo
en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días
hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea resuelto.
El
término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles
contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere
posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del
vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se
atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días
hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
7.4 Implementación
de procedimientos para garantizar el derecho a presentar reclamos.
La
solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a
través de los medios habilitados por PREVILEGAL S.A.S. señalados en el aviso de
privacidad y en este documento, y contener, como mínimo, la siguiente
información:
1.
El
nombre, domicilio del titular y medio de contacto para recibir la respuesta
como teléfono, correo electrónico, dirección de residencia.
2.
Los
documentos que acrediten la identidad o la representación de su representante.
3.
La
descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el
titular busca ejercer alguno de los derechos.
4.
En
caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localización de los
datos personales.
Parágrafo
1. Rectificación y actualización de datos. PREVILEGAL
S.A.S. tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del
titular, la información de este que resulte ser incompleta o inexacta, de
conformidad con el procedimiento y los términos arriba señalados. Al respecto
se tendrá en cuenta lo siguiente:
PREVILEGAL
S.A.S. tiene
plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este
derecho.
Parágrafo
2. Supresión de datos. El titular tiene el derecho, en todo
momento, a solicitar a PREVILEGAL S.A.S. la supresión
(eliminación) de sus datos personales cuando:
- Considere que los
mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y
obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012. Hayan dejado de ser
necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron
recolectados.
- Se haya superado
el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron
recolectados.
- Cuando así lo
estime conveniente.
Esta
supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de
acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de
datos o tratamientos realizados por PREVILEGAL S.A.S. Es
importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el
responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:
- La solicitud de
supresión de la información no procederá cuando el titular tenga un deber
legal o contractual de permanecer en la base de datos.
- La eliminación de
datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a
obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la
actualización de sanciones administrativas.
- Los datos sean
necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del
titular; para realizar una acción en función del interés público, o para
cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
En
caso de resultar procedente la cancelación de los datos personales, PREVILEGAL
S.A.S. debe realizar operativamente la supresión de tal manera que la
eliminación no permita la recuperación de la información.
7.5 Revocatoria
de la autorización.
Los
titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al
tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no
lo impida una disposición legal.
Se
tendrán dos (2) modalidades en las que la revocación del consentimiento puede
darse. La primera, sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es,
que PREVILEGAL S.A.S. deba dejar de tratar por completo los
datos del titular; la segunda, puede sobre algunos tipos de tratamiento
determinados, como por ejemplo para estudios de mercado.
Por
lo anterior, será necesario que el titular al momento de elevar la solicitud de
revocatoria del consentimiento a PREVILEGAL S.A.S. indique en
esta si la revocación que pretende realizar es total o parcial. En la
revocatoria parcial deberá indicar con cuál tratamiento el titular no está
conforme.
Habrá
casos en que el consentimiento, por su carácter necesario en la relación entre
titular y responsable por el cumplimiento de un contrato, por disposición legal
no podrá ser revocado.
7.6. Procedimiento
de quejas ante la ante la Superintendencia de Industria y Comercio:
El
Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de
Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo
ante PREVILEGAL S.A.S. de acuerdo al procedimiento
anteriormente mencionado.
8.
Deberes de PREVILEGAL S.A.S.
Deberes
de PREVILEGAL S.A.S. cuando obra como responsable del
tratamiento de datos personales.
Todos
los obligados a cumplir esta política deben tener presente que es
responsabilidad de PREVILEGAL S.A.S. cumplir los deberes que
al respecto imponga la ley. Por ende, deben obrar de tal forma que cumplan las
siguientes obligaciones:
8.1. Deberes
de PREVILEGAL S.A.S. respecto del titular del dato.
- Solicitar y
conservar, en las condiciones previstas en esta política, copia de la
respectiva autorización otorgada por el titular.
- Informar de manera
clara y suficiente al titular sobre la finalidad de la recolección y los
derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
- Garantizar al
titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de
hábeas data, es decir, conocer, actualizar o rectificar sus datos
personales.
- Informar a solicitud
del titular sobre el uso dado a sus datos personales.
- Tramitar las
consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente
política.
8.2. Deberes
de PREVILEGAL S.A.S. respecto de la calidad, seguridad y confidencialidad de
los datos personales
- Observar los
principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los
términos establecidos en la legislación colombiana.
- Conservar la
información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su
adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Actualizar la
información cuando sea necesario.
- Rectificar los
datos personales cuando ello sea procedente.
8.3. Deberes
de PREVILEGAL S.A.S. cuando realiza el tratamiento a través de un encargado.
- Suministrar al
encargado del tratamiento únicamente los datos personales que está
autorizado a suministrar a terceros.
- Garantizar que la
información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz,
completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
- Comunicar de forma
oportuna al encargado del tratamiento todas las novedades respecto de los
datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas
necesarias para que la información suministrada a este se mantenga
actualizada.
- Informar de manera
oportuna al encargado del tratamiento las rectificaciones realizadas sobre
los datos personales para que este proceda a realizar los ajustes
pertinentes.
- Exigir al
encargado del tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de
seguridad y privacidad de la información del titular.
- Informar al
encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentre en
discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación
y no haya finalizado el trámite respectivo.
8.4.
Deberes de PREVILEGAL S.A.S. respecto de la Superintendencia de Industria y
Comercio
- Informarle las
eventuales violaciones a los códigos de seguridad y la existencia de
riesgos en la administración de la información de los titulares.
- Cumplir las
instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de
Industria y Comercio.
8.5. Deberes
de PREVILEGAL S.A.S. cuando obra como encargado del tratamiento de datos
personales.
- Si PREVILEGAL
S.A.S. . realiza el tratamiento de datos en nombre de otra
entidad u organización (Responsable del tratamiento) deberá cumplir los
siguientes deberes:
- Establecer que el
responsable del tratamiento esté autorizado para suministrar a PREVILEGAL
S.A.S. los datos personales que tratará como encargado.
- Garantizar al
titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de
hábeas data.
- Conservar la
información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su
adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Actualizar la
información reportada por los Responsables del tratamiento dentro de los
cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
- Tramitar las
consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos
señalados en la presente política.
- Registrar en la
base de datos la leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que
se establece en la presente política.
- Insertar en la
base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una
vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos
judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
- Abstenerse de
circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo
bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y
Comercio.
- Permitir el acceso
a la información únicamente a las personas autorizadas por el titular o
facultadas por la ley para dicho efecto.
- Informar a la
Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a
los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la
información de los titulares.
- Cumplir las
instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de
Industria y Comercio.
9.
Transferencia internacional de datos personales
Cuando
se envíen o transfieran datos a otro país será necesario contar con la
autorización del titular de la información que es objeto de transferencia.
Salvo que la ley diga lo contrario, es presupuesto necesario la existencia de
dicha autorización para efectuar la circulación internacional de datos. En este
sentido, antes de enviar datos personales a otro país, los obligados de cumplir
esta política deberán verificar que se cuenta con la autorización previa,
expresa e inequívoca del titular que permita trasmitir sus datos personales.
Dicha
transferencia de los datos personales se realiza únicamente a terceros con
quien PREVILEGAL S.A.S. tenga vínculo contractual, comercial
y/o jurídico.
10.
Aviso de Privacidad
PREVILEGAL
S.A.S. en
lo sucesivo y a quien le sean cedidos los derechos, se le informa que el aviso
de privacidad de tratamiento de sus datos personales puede consultarlo con el
departamento administrativo y contable.
11.
MODIFICACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE LA POLÍTICA DE PROTECCIÓN
DE DATOS Y MANEJO DE LA INFORMACIÓN
Cualquier
cambio sustancial en las políticas de Tratamiento, se comunicará de forma
oportuna a los titulares de los datos a través de los medios habituales de
contacto y/o a través de:
Página
Web de PREVILEGAL S.A.S. o por correo electrónico enviado a
los titulares, para los titulares que no tengan acceso a medios electrónicos se
efectuará la comunicación por correo certificado y en su defecto se publicará
en un diario de amplia circulación nacional.
Las
comunicaciones se enviarán como mínimo, diez (10) días antes de implementar las
nuevas políticas y/o actualización sustancial de la misma.
12.
SEGURIDAD DE BASES DE DATOS PERSONALES
PREVILEGAL
S.A.S.,
adoptará las medidas técnicas necesarias para garantizar la seguridad física y
virtual de las bases de datos personales, con el fin de evitar que los datos
sean consultados por personal no autorizado o sean objeto de recolección,
modificación, almacenamiento, supresión o alteración por parte de terceros no responsables.
13.
PERSONA O ÁREA RESPONSABLE DE LA PROTECCIÓN DE DATOS
PERSONALES
El
oficial de cumplimiento es la persona encargada de asumir la función de
protección de datos personales y dará trámite a las solicitudes de los
titulares, para el ejercicio de los derechos a que se refiere la Ley 1582 de
2012, decretos reglamentarios y la presente política. Puede ser contactada a
través de los siguientes medios: Email: previlegal.sas@outlook.com.
Área IT.
Teléfono: (57-1) 8824141
Área IT.
Teléfono: (57-1) 8824141
14. RESPONSABLES
La
Gerencia General, es responsable de conservar la información bajo las
condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida,
consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
16.
VIGENCIA
Las
presentes políticas rigen a partir del 1 de Junio de 2020.
Por
regla general, el término de las autorizaciones sobre el uso de los datos
personales por los titulares se entiende por el término de la relación
comercial jurídica, financiera, administrativa, contable o de la vinculación al
servicio y durante el ejercicio del objeto social de la compañía; no obstante
lo anterior PREVILEGAL S.A.S. podrá conservar la información
de acuerdo a las normas contables, tributarias y las demás, que se encuentren
vigentes y que en futuro se promulguen o modifiquen.
Las
autorizaciones sobre los datos de los titulares podrán terminar por voluntad de
los mismos en cualquier momento. Si la persona es un cliente activo de PREVILEGAL
S.A.S. no se podrán usar sus datos para nada diferente a la prestación
del producto o servicio y para el ofrecimiento de renovaciones posteriores
cuando el servicio tenga esta modalidad.
Cuando
los términos de las políticas de privacidad y uso de información personal de
cualquier de los servicios o productos contratados por un titular, cambien en
lo esencial, por regla general, en los servicios que tengan la opción de
renovación se obtendrá en esta la nueva autorización. Para los demás casos, se
obtendrá la autorización en la forma establecida para cada política o aviso de
privacidad o a través del medio usual de contacto entre la empresa y los
titulares.
Cordialmente
PREVILEGAL
S.A.S.